3. Taitava neuvottelija saavuttaa tuloksia muttei polta siltoja

Tämä blogi kertoo siitä, miten hankinnan kannattaa neuvotella maksimoidakseen tulokset niin lyhyellä kuin pitkälläkin tähtäimellä.

Ensinnäkin, se voittaa neuvotteluissa, joka on tehnyt kotiläksynsä paremmin, kuten aiemmissa blogeissa kerrottiin. Mitä paremmin valmistaudut neuvotteluihin, sitä varmemmin olet tyytyväinen neuvottelujen lopputulokseen. Muista että parhaat myyjät valmistautuvat myyntineuvotteluihin todella hyvin. He verkostoituvat asiakasyritysten useiden henkilöiden kanssa ja yrittävät urkkia, mitä asiakasyrityksessä oikeasti ajatellaan toimittajasta, mikä on toimittajan asema kilpailijoihinsa nähden, onko asiakkaalla oikeasti muita hyväksyttyjä toimittajavaihtoehtoja, mitä asioita asiakasyrityksessä painotetaan toimittajavalinnassa, missä asioissa toimittaja on parempi ja huonompi kuin kilpailijat, miten ostaja toimii ja mitä tavoittelee, millä erottumistekijöillä varmistaa kaupat, jne. Kuten kilpailutus-blogissa kerrottiin, parhaat ostajat valmistautuvat neuvotteluihin vielä paremmin.

Erilaisista neuvottelutaktiikoista on kirjoitettu kasapäin kirjoja. Hankintaihmisten keskuudessa on erimielisyyttä siitä kuinka kova tai pehmeä neuvottelutyyli tuottaa parhaan tuloksen. Emme usko että nyrkkiä pöytään hakkaava, toimittajia kurittava ostaja voittaa juuri mitään. Sen sijaan jos olet valmistautunut hyvin, voit olla neuvotteluissa vaativa mutta lempeä. Viime kädessä ostaja päättää keneltä ostaa ja myyjä päättää millä hinnalla myy.

Se joka tekee aloitteen neuvotteluista, on vahvemmissa lähtökohdissa. Eli ostaja laittaessaan kilpailutusprosessin liikkeelle, tai myyjä lähettäessään hinnankorotuskirjeen. Luonnollisesti kysynnän ja tarjonnan tasapaino määrittää onko myyjän vai ostajan markkinat kuten ensimmäisessä blogissa kirjoitettiin.

Jos haluat hioa neuvottelutaitojasi, hyödynnä ensin kysynnän ja tarjonnan lakia, kasvata tarjontaa ja kilpailuta. Sitten harjoittele neuvotteluja. Kymmenien ja satojen neuvottelujen jälkeen tiedät mitkä lauseet ovat tehokkaita, mitkä eivät niinkään ja mitä sinun ei koskaan kannata sanoa neuvotteluissa.

Ostoneuvotteluissa et ole koskaan pelkästään ostamassa vaan myös markkinoimassa yritystäsi toimittajille. Toimittajan myyjä tarvitsee argumentteja, joilla vakuuttaa pomonsa, että tälle asiakkaalle kannattaa myydä halvemmalla kuin muille asiakkaille. Tällaisia argumentteja voivat olla: olemme kasvava asiakas, meidän kanssamme yhteistyötä tekemällä myös toimittaja kehittyy, ennustamme tarpeemme hyvin mikä mahdollistaa toimittajalla tehokkaamman tai tasaisemman tuotannon ja/tai logistiikan, operatiivinen ostoprosessi toimii meillä hyvin eikä aiheuta toimittajalle ylimääräistä työtä, valitamme vain aiheesta jolloin toimittaja pystyy parantamaan toimintaansa, olemme luotettavia kaikessa mitä teemme ja sanomme, jne. Vaikka olisitte pieni asiakas toimittajalle, voitte olla iso asiakas juuri sille myyjälle, joka teille myy. Hän ei halua kertoa pomolleen että menetti asiakkaan. Hän mieluummin argumentoi pomolleen useita syitä miksi näille pitäisi myydä halvemmalla kuin mitä myyntijohtaja itse haluaisi. On hankinnan tehtävä syöttää toimivat argumentit myyjälle. Siksi hankinnan on tunnettava kunkin toimittajansa ja heidän myyjien päätavoitteet.

Hankinta tarjoaa toimittajalle sekä porkkanaa että keppiä sopivassa suhteessa. Porkkana on yleensä orgaaninen kasvu ja keppi taas volyymien menetys. Kannattaa miettiä myös muita houkuttelevia ja patistavia asioita, joilla saat toimittajistasi parhaan irti.

Hyvin harvoin neuvottelu menee yhdellä istumalla maaliin niin että saavutat ostajana kaiken mitä tavoittelet. Hyvä käytäntö on käydä jonkinlainen esineuvottelu etänä ensin, sitten neuvotella kasvokkain, ja lopuksi vielä lypsää toimittajista kaikki löysät pois puhelimitse. Rahaa ei kannata jättää pöydälle. Jos sitä kuitenkin lopulta jää, hoidat sen sitten pois pöydältä seuraavassa kilpailutuksessa.

Kasvokkain tapahtuvissa neuvotteluissa kannattaa olla mukana joku tekninen henkilö olettaen että ostajan osaaminen ei ole teknisissä detaljeissa riittävä. Yksin neuvotellessa ison toimittajadelegaation kanssa riskinäsi on että sinulta jää jokin argumentti käyttämättä tai itsevarmuutesi alenee isoa poppoota isännöidessäsi, vaikka olisitkin valmistautunut neuvotteluihin erinomaisesti.

Jos kysyntä-tarjonta-tilanne on selkeästi ostajan puolella, saattaa olla houkutus kuristaa toimittajat ihan nahkoille. Vältä kuitenkin hintojen puristelemista niin alas, että joku toimittaja menee konkurssiin tai lopettaa haluamienne tuotteiden valmistuksen, koska silloin menetätte ostajan markkinat.

Jos neuvottelet tilanteessa jossa kysyntä ylittää tarjonnan ja hinnat ovat selkeästi nousemassa, ei sinulla oikeastaan ole kovin paljon voitettavaa vaikka olisit maailman paras neuvottelija. Voit toki tehdä paljonkin tällaisessa tilanteessa, esim. ostaa pienimmän hinnakorotuksen tekevältä toimittajalta kaikki, tai lyhentää sopimuskautta siinä toivossa että kysyntä-tarjonta-tilanne muuttuu (ja sehän tulee muuttumaan ennen pitkää). Hintojen nousu ei kuitenkaan tule sinulle eikä pomollesi yllätyksenä, koska olet seurannut toimittajamarkkinoita tarkasti ja kommunikoinut niistä sisäisesti.

Neuvotteluista saat hyvän fiiliksen, kun ne päättyvät niin hyvin kuin kilpailutuksen suunnitteluvaiheessa visioit parhaan mahdollisen lopputuloksen, joka parantaa firmasi tulosta, kassavirtaa ja kilpailukykyä. Jos neuvottelutulos ei yllä läheskään sinne mihin pyrit, asetit itsellesi joko liian korkeat tavoitteet, toimittajat tekivät kotityönsä paremmin kuin sinä, tai markkinatilanne muuttui yllättäen epäedullisemmaksi. Niin tai näin, teet seuraavan kilpailutuksen paremmin.

Summa summarum, neuvotteluissa pärjää parhaiten se, joka on tehnyt kotiläksynsä eli valmistautumisen paremmin. Neuvotteluissa kannattaa olla vaativa mutta reilu. Neuvotteluissa ostaja myy omaa yritystään toimittajille ja houkuttelee toimittajia kaikin keinoin myymään paremmilla ehdoilla. Neuvottele niin kauan että olet tyytyväinen neuvottelutulokseen. Aikapaineessa et saa neuvoteltua parasta neuvottelutulosta, joten aloita siis kilpailutusprosessi mieluummin liian aikaisin kuin liian myöhään. Neuvottelemalla harjaannut yhä paremmaksi neuvottelijaksi.