2. Kilpailutus oikein tehtynä on hankinnan tehokkain työkalu
Sitten kun olet laittanut kysynnän ja tarjonnan lain hyödyttämään yritystäsi, voit alkaa tehokkaasti kilpailuttaa hankintojasi. Tämä blogi kertoo huippuunsa viedystä ja tuloksellisesta kilpailuttamisesta.
Kilpailuttamiselle lienee monta määritelmää. Tässä käytetään siitä laajaa määritelmää, joka kattaa koko prosessin tarpeen ja toimittajavaihtoehtojen määrittelystä aina valittujen toimittajien suorituskyvyn seuraamiseen ja parantamiseen.
Hankinta kilpailuttaa, koska silloin hankinta - eivätkä toimittajat – on ajajan penkillä. Jos hankinta ei kilpailuta, toimittajat ottavat aloitteen itselleen ja alkavat nostella hintoja.
Toimittajat vihaavat ammattimaisten ostajien kilpailutuksia, koska niissä puristellaan toimittajista löysät pois ja alennetaan toimittajien voittotasoja. Kilpailuttaminen on kuitenkin ihan normaalia markkinatalouden toimintaa, jossa tarkastetaan hintataso säännöllisin väliajoin, ettei ajauduta maksamaan liikaa, mikä iskee aina firmasi tulokseen.
Miten kilpailutetaan tehokkaasti ja miten kilpailutusprosessi menee? Kilpailutus voidaan jakaa seuraaviin vaiheisiin:
1. Valmistelevat kotityöt
2. Tarjouspyynnöt
3. Tarjoukset, neuvottelut ja toimittajien valinta
4. Sopimukset ja implementointi
5. Toimittajien suorituskyvyn seuranta ja puutteisiin puuttuminen
Tarkastellaanpa näitä vaiheita tarkemmin.
Valmistelevat kotityöt on kilpailutuksen tärkein vaihe. Jos teet tämän hyvin, koko loppuprosessi menee hyvin, ja jos teet tämän puolivillaisesti, loppuprosessi voi mennä mönkään. Jos hankinta tekee valmistelevat kotityöt paremmin kuin myyjä, hankinta voittaa. Jos toimittajasi myyjä tekee valmistelevat kotityöt sinua paremmin, toimittaja voittaa. Mitä kaikkea kuuluu valmisteleviin kotitöihin? Ainakin nämä: tarpeidesi yhteenvetäminen ja ennustaminen tulevalle sopimuskaudelle, kaikkien mahdollisten toimittajien tunnistaminen, toimittajamarkkinoiden tilanteen ymmärtäminen, nykyisten toimittajien suorituskyvyn analyysit, sisäisten asiakkaidesi tyytyväisyys/tyytymättömyys kuhunkin toimittajaanne, uusien toimittajien etsintä, testaus ja hyväksyttäminen, kilpailutustiimin briiffaaminen ja riittävän ajankäytön varmistaminen, kilpailutussuunnitelman teko, konkreettisten tavoitteiden asetanta kilpailutuksen lopputulokselle, edellisen saman kategorian kilpailutuksen opit ja korjaavat toimet, ennakkoilmoitus toimittajille lähestyvästä kilpailutuksesta ja sen aikataulusta. Siis pitkä lista asioita, jotka hankinnan pitää tehdä kunnolla, jotta neuvottelut onnistuvat.
Tarjouspyynnöt-vaiheessa lähetetään tarjouspyynnöt kaikille mahdollisille toimittajille, myös niille, joita ette ole vielä hyväksyneet oikeiksi toimittajiksi, koska heiltä voi tulla kiinnostavia tarjouksia, joita hyödynnätte neuvotteluissa. Tarjouspyyntöjen valmisteluun kannattaa käyttää aikaa ja vaivaa ja suunnata toimittajakandidaatteja antamaan tarjoukset siinä muodossa ja laajuudessa kuin haluat. Saat hinnoiltaan parempia tarjouksia, jos pystyt antamaan tarkemmat ennusteet tulevista tarpeista. Tarjouspyynnön liitteeksi kannattaa laittaa jo valmiiksi joitain valikoituja ehtoja, jolla vähennät neuvotteluvaiheen neuvoteltavia detaljeja, esimerkiksi lause ”Ostaja päättää toimittajat rivi riviltä eikä hyväksy pakettitarjouksia”, ja minimimaksuehdot, toimitusehdot, valuutat, hinnan voimassaoloajat (lähtökohtaisesti kiinteät hinnat koko sopimuskauden). Vaikka sinulla olisi vain 1-2 hyväksyttyä toimittajaa, tee tarjouspyynnöstä sen näköinen, että se lähtee laajalla rintamalla ja että toimittajat joutuvat ihan oikeasti kovaan kilpailutilanteeseen. Lähetä tarjouspyyntö liitteineen kaikille toimittajille yksi kerrallaan sähköpostilla ja merkitse selvästi päivämäärä mihin mennessä tarjous tulee olla sinulla. Voit soitella toimittajille perään, jos haluat varmistaa tarjouspyynnön perillemenon ja jos haluat painottaa jotain asioita toimittajakohtaisesti.
Tarjoukset, neuvottelut ja toimittajien valinta -vaiheessa alat saada tarjouksia toimittajiltasi ja voit heti aloittaa neuvottelut kunkin toimittajan kanssa. Kun saat tarjouksen, lue se läpi ja varmista että se on tarjouspyyntösi mukainen eli että siinä on kaikki ehdot kuten ohjeistit ja ellei ole, soita toimittajalle, kiitä tarjouksesta ja kerro mitä siitä puuttui tai oli mielestäsi väärin ja pyydä tekemään uusi tarjous. Aloita siis neuvottelu heti kunkin toimittajan kanssa erikseen. Kun olet saanut kaikki tarjoukset, yhteenvedä ne ja vertaile toimittajia hinnan, maksuehdon, toimitusehdon, laadun, toimitusajan, vastuullisuuden ja muiden valintakriteeriesi mukaan. Jatka neuvottelemista kunkin toimittajan kanssa ja lypsä parannuksia kaikkialta missä näet ylihinnoittelua tai muita selviä parannuskohteita. Kutsu parhaat toimittajat kasvokkain käytäviin neuvotteluihin. Älä kutsu kaikkia toimittajia samana päivänä, jos olet Helsinkiä pienemmällä paikkakunnalla, koska toimittajat voivat yöpyä samassa hotellissa, tavata sattumalta aamiaisbuffeessa ja sopia, signaloida tai synkronoida neuvottelutaktiikoitaan ennen kanssasi käytäviä neuvotteluja. Neuvottele kunkin toimittajan kanssa paras mahdollinen lopputulos. Jatka neuvotteluja kasvokkain käytävien neuvottelujen jälkeen niin kauan kun sinulla on tarjous tai tarjouksia, joita et pysty enää neuvottelemalla parantamaan. Lyö kaupat kiinni valitun/valittujen toimittajien kanssa. Kerro niille toimittajille, joita et valinnut tällä kerralla toimittajiksesi, mitä heidän pitää parantaa ensi kerralla. Ole konkreettinen antaessasi palautetta, esim. emme valinneet teitä koska hintanne oli X% korkeampi, tai maksuehto Y vrk lyhempi kuin kilpailijoilla.
Sopimukset ja implementointi -vaiheessa teet toimitussopimukset valitsemiesi toimittajien kanssa ja varmistat firmassasi mahdollisten toimittajavaihtojen sujuvuuden. Käytät mieluiten lakiosastosi hyväksymiä omia sopimuspohjia ja liitteitä - sekin on yksi osoitus siitä onko myyjän vai ostajan markkinat kumman sopimuspohjia käytetään. Pyrit pitämään sopimuksettoman tilan minimissään eli mielellään allekirjoitukset uuteen sopimukseen ennen kuin vanha sopimuskausi päättyy. Kunnollinen sopimus vähentää riskejäsi ja suojaa selustaasi. Huolehdi että siirtyminen vanhasta sopimuskaudesta uuteen sujuu mahdollisimman ongelmattomasti: vanhat varastot käytetään pois, uudet hinnat ovat ERP:issä ajoissa, tuotanto ja toimittajasti tietävät miten vaihto tapahtuu jne. Sopimuskausi kannattaa tehdä määräaikaiseksi, jotta olet pakotettu kilpailuttamaan uudelleen eikä käy niin että toistaiseksi voimassaoleva sopimus laiskistuttaa sinut ja toimittajasi. Yhden vuoden sopimuskausi on yleensä hyvä, monimutkaisemmissa ostoksissa 2-3 vuotta voi olla perustellumpaa, volatiileissa ostoksissa joko lyhyt sopimuskausi tai jonkinlainen hintakaava voi olla paras vaihtoehto.
Kilpailutuksen viimeinen vaihe, toimittajien suorituskyvyn seuraaminen ja puutteisiin puuttuminen, kuuluu olennaisena osana kilpailutusprosessiin, sekä prosessin viimeisenä vaiheena että seuraavan kilpailutusprosessin ensimmäisen vaiheena. Erityisesti jos teitte toimittajavaihdoksia, sinun täytyy seurata uuden toimittajan laatua, toimitusvarmuutta, tilausvahvistusten nopeutta, toimituksia, laskutusta jne erityisen tarkasti. Tässä on myös sinun uskottavuutesi kyseessä. Jos olet valinnut oikeat toimittajat, he myös performoivat hyvin, ja pystyt tulevissakin kilpailutuksissa vaihtamaan tarvittaessa toimittajaa. Kannattaa kirjata ylös ne parannukset, joita et vielä tässä kilpailutuksessa saavuttanut, jotta muistat ottaa ne esille sitten seuraavassa kilpailutuksessa.
Voiko ostaa tehokkaasti ilman että kilpailuttaa? Ei voi. Voit kyllä partneroitua jonkun kriittisen toimittajan kanssa mutta jos et joskus kilpailuta niin aivan varmasti partnerisi nostaa hintoja. Kilpailuttaminen ei poissulje valikoituja partnershipejä eikä partnershipin pidä estää kilpailuttamista.
Pitääkö koko spendi kilpailuttaa? 20/80-säännön mukaan keskity isoon spendiin ja isoihin toimittajiin. Unohda häntäspendi ja pikkutoimittajat.
Summa summarum, oikein kilpailuttamalla parannat firmasi tulosta, kassavirtaa ja kilpailukykyä kunhan olet muistanut ensin kasvattaa tarjontaa. Kilpailutuksia ei voi olla yhdellä ostajalla samanaikaisesti useampaa joten sinun kannattaa luoda itsellesi vuosikello, jossa tiiviit neuvotteluvaiheet eivät mene päällekkäin useammassa kategoriassa.
